DIPLOMA MINISTERIAL N.º 85 /2023 de 29 de Dezembro.
Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos
Artigo 7.º
Missão
O Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos é o serviço da Autoridade Municipal que tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo ao Presidente da Autoridade Municipal e aos demais órgãos e serviços da Autoridade Municipal em que esteja integrado nos domínios do expediente geral, gestão documental, gestão de recursos humanos, informática, coordenação dos sistemas de comunicação interna e externa, arquivo e protocolo.
Artigo 8.º
Tarefas
1. São tarefas do Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos, nos domínios do expediente geral, da gestão documental e do arquivo:
a) Organizar e dar sequência a todos os processos administrativos que não sejam competência de outro serviço municipal;
b) Divulgar por todos os serviços municipais a legislação e as normas internas da Autoridade Municipal;
c) Registar e arquivar os despachos, as ordens de serviço e os Avisos da Autoridade Municipal;
d) Receber, classificar, registar, distribuir e arquivar o expediente dos serviços municipais;
e) Assegurar a abertura e o encerramento das instalações Autoridade Municipal;
f) Velar pela segurança e asseio das instalações onde funcionem serviços da Autoridade Municipal;
g) Elaborar informações e dar pareceres sobre questões de expediente geral e de gestão documental da Autoridade Municipal;
h) Prestar, com prontidão, os esclarecimentos e as informações superiormente solicitadas sobre as
respetivas atividades;
i) Executar as demais tarefas de expediente geral, de gestão documental ou de arquivo que lhe sejam superiormente determinadas e que não incumbam a outro órgão ou serviço Autoridade Municipal.
2. São tarefas do Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos, no domínio da gestão de recursos humanos:
a) Coordenar os processos de elaboração e de atualização do mapa de pessoal da Autoridade Municipal ou da Administração Municipal, conforme o caso;
b) Organizar, manter atualizados e em segurança os processos individuais e os registos biográficos dos
funcionários e agentes da Administração Pública que exerçam funções na Autoridade Municipal;
c) Integrar, acompanhar e supervisionar os funcionários que desempenhem funções na Autoridade Municipal, de acordo com as instruções do Presidente da Autoridade Municipal;
d) Estabelecer e executar os procedimentos de registo e aprovação de substituições, de transferências, de destacamentos, de controlo de assiduidade e de pontualidade, de justificação de faltas, de autorização do gozo de licenças, de atribuição e pagamento dos subsídios e suplementos legalmente previstos para os recursos humanos do Estado;
e) Preparar o expediente relativo à celebração de contratos de trabalho a termo certo;
f) Informar o Serviço Municipal de Finanças acerca das faltas, licenças e férias dos funcionários e agentes da administração pública que desempenham funções na Autoridade Municipal, para efeitos de elaboração da lista mensal de remunerações;
g) Elaborar o mapa anual de férias dos funcionários e agentes da Administração Pública que desempenham funções na respetiva Autoridade Municipal;
h) Executar, de forma tempestiva, o procedimento de avaliação de desempenho dos recursos humanos da Autoridade Municipal;
i) Elaborar e submeter à aprovação do Presidente da Autoridade Municipal a descrição de tarefas a realizar por cada funcionário da Autoridade Municipal;
j) Promover a integração da perspetiva de género nos serviços municipais, de acordo com o Plano Municipal de Ação para as Questões de Género;
k) Elaborar, em coordenação com os demais Serviços Municipais, o Plano de Formação Anual dos Recursos Humanos da Autoridade Municipal e submetê-lo à aprovação do Presidente da Autoridade Municipal;
l) Zelar pela aplicação e cumprimento do quadro jurídico da função pública e comunicar superiormente a ocorrência de factos passíveis de constituírem ilícitos disciplinares;
m) Executar as demais tarefas de gestão de recursos humanos que lhe sejam superiormente determinadas e que não incumbam a outro órgão ou serviço da Autoridade Municipal.
3. São tarefas Compete ao Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos, no domínio da informática:
a) Assegurar o desenvolvimento do sistema de informação da Autoridade Municipal e a gestão dos respetivos equipamentos, sistemas informáticos e sistemas de comunicação;
b) Colaborar no desenvolvimento dos sistemas e tecnologias de informação, na modelização e testes,na avaliação de protótipos e na realização de atividades de consultoria e de auditoria especializadas;
c) Estudar o impacte dos sistemas e das tecnologias de informação na organização do trabalho e no sistema de organizacional e propor as medidas adequadas para a introdução de inovações na organização e funciona mento dos serviços e para a formação dos utilizadores dos equipamentos informáticos;
d) Participar no planeamento e no controlo dos projetos informáticos;
e) Gerir o sítio do município na internet, em coordenação com os demais serviços municipais;
f) Promover e acompanhar a implementação dos sistemase tecnologias de informação e assegurar a sua gestão e adequação aos objetivos da Autoridade Municipal;
g) Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação e especificar as normas de salvaguarda e de recuperação da informação;
h) Realizar estudos de suporte às decisões de incumprimento de processos e sistemas informáticos e à especificação e contratação de novas tecnologias da informação e da comunicação e de empresas de prestação de serviços de informática;
i) Participar no desenvolvimento e introdução de tecnologias WEB (internet e intranet) na Autoridade Municipal;
j) Instalar, configurar e assegurar a integridade e teste de componentes, programas e produtos aplicacionais disponíveis no mercado;
k) Elaborar rotinas e programas utilitários e definir procedimentos de uso geral, necessários para uma fácil e correta utilização dos sistemas aplicacionais instalados;
l) Planear e desenvolver projetos de infraestruturas tecnológicas, englobando, designadamente, sistemas servidores de dados, de aplicações e recursos, redes e controladores de comunicação e de dispositivos de segurança das instalações e assegurar a respetiva gestão e manutenção;
m) Configurar e instalar peças de suporte lógico de base, englobando, designadamente, os sistemas operativos e utilitários associados aos sistemas de gestão de redes informáticas, de base de dados, e todas as aplicações e produtos de uso geral, assegurando a respetiva gestão e operacionalidade;
n) Configurar, gerir e administrar os recursos dos sistemas físicos e aplicacionais instalados, de forma a otimizar a utilização e a partilhar as capacidades existentes, resolver os incidentes de exploração e elaborar as normas e os documentos técnicos a que deve obedecer a respetiva operação;
o) Assegurar a aplicação dos mecanismos de segurança, de confidencialidade e de integridade da informação armazenada, processada e transportada nos sistemas de processamento e nas redes de comunicação;
p) Instalar componentes de harware e de software, designadamente, de sistemas servidores, dispositivos de comunicação, estação de trabalho, periféricos e suporte lógico utilizado e assegurar a respetiva manutenção e utilização;
q) Gerar e documentar as configurações e manter atualizado o arquivo das memórias de instalação,
operação e utilização dos sistemas e suporte lógico de base;
r) Promover a exploração, parametrizar e acionar o funcionamento, o controlo e a operação dos sistemas computorizados, periféricos e dispositivos de comunicação instalados, atribuir, optimizar e desafetar recursos, identificar as anomalias e desencadear as ações de regularização requeridas;
s) Zelar pelo cumprimento das normas de segurança física e lógica e pela manutenção do equipamento e de suporte da informação e desencadear procedimentos de controlo regular e salvaguarda da informação, nomeadamente cópia de segurança de proteção da integridade e de recuperação da informação;
t) Elaborar e divulgar normas de utilização e promover a formação dos utilizadores de equipamentos e sistemas informáticos da Autoridade Municipal;
u) Garantir o apoio na operação de softwares de gestão de produtos “office” instalados;
v) Apoiar os utilizadores na operação dos equipamentos terminais de processamento e de comunicação de dados e de micro-computadores;
w) Colaborar na definição de procedimentos de uso geral necessários para uma fácil e correta utilização de todos os sistemas instalados;
x) Executar as demais tarefas no domínio da informática que lhe sejam superiormente determinadas e que não incumbam a outro órgão ou serviço da Autoridade Municipal.
4. São tarefas do Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos, no domínio dos sistemas de comunicação interna e externa:
a) Receber e registar, no diário de entrada de documentos, os requerimentos, as petições e quaisquer comunicações escritas, em papel ou por via eletrónica, dirigidos ao Presidente da Autoridade Municipal, ao Secretário Municipal ou a quaisquer órgãos ou serviços da Autoridade Municipal;
b) Distribuir os requerimentos, as petições e quaisquer comunicações escritas, em papel ou por via eletrónica, assim como os despachos e ordens de serviço do Presidente da Autoridade Municipal e do Secretário Municipal, pelos respetivos destinatários;
c) Registar e distribuir a correspondência da Autoridade Municipal;
d) Acusar a recepção, registar, no diário de entrada de documentos, e encaminhar aos órgãos ou serviços competentes, em razão da matéria, as comunicações recebidas pela Autoridade Municipal, por via eletrónica;
e) Executar as demais tarefas no domínio dos sistemas de comunicação interna e externa que lhe sejam superiormente determinadas e que não incumbam a outro órgão ou serviço da Autoridade Municipal.
5. São tarefas do Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos, no domínio do protocolo:
a) Assegurar o serviço de recepção aos visitantes da Autoridade Municipal;
b) Assegurar as relações públicas da Autoridade Municipal;
c) Elaborar e distribuir, pelos órgãos e pelos profissionais de comunicação social, informações sobre as iniciativas e atividades a realizar ou já realizadas pela Autoridade Municipal;
d) Organizar e gerir o arquivo de informações divulgadas pelos órgãos de comunicação social acerca das atividades da Autoridade Municipal;
e) Formular e submeter à aprovação do Presidente da Autoridade Municipal, as regras protocolares dos eventos e cerimónias oficiais que incumba à Autoridade Municipal organizar e tendo em consideração as regras que para o efeito se encontrem aprovadas para os eventos e cerimónias oficiais de âmbito nacional;
f) Propor ao Presidente da Autoridade Municipal a composição das comissões organizadoras dos eventos e celebrações oficiais cuja organização incumba à Autoridade Municipal;
g) Propor ao Presidente da Autoridade Municipal o orçamento da despesa decorrente da organização de eventos e celebrações oficiais cuja organização incumba à Autoridade Municipal;
h) Garantir a satisfação das necessidades logísticas subjacentes à realização dos eventos e cerimónias oficiais cuja organização incumba à Autoridade Municipal, em coordenação com o Serviço Municipal de Património e Logística;
i) Elaborar e apresentar ao Presidente da Autoridade Municipal o relatório das atividades de organização e realização dos eventos e celebrações oficiais cuja organização incumba à Autoridade Municipal;
j) Elaborar e apresentar ao Presidente da Autoridade Municipal, o relatório das despesas realizadas com a organização e a realização dos eventos e celebrações oficiais cuja organização tenha incumbido à Autoridade Municipal;
k) Executar as demais tarefas no domínio do protocolo que lhe sejam superiormente determinadas e que não incumbam a outro órgão ou serviço da Autoridade Municipal.
Artigo 9.º
Departamentos
1. O Serviço Municipal de Administração e Recursos Humanos integra:
a). Um Departamento de Expediente, Informática, Protocolo e Arquivo, responsável pela prática dos atos e pela tramitação dos processos administrativos necessários ao exercício das tarefas previstas pelos n.os 1, 3, 4 e 5 do artigo anterior;
b) Um Departamento de Recursos Humanos, responsável pela prática dos atos e pela tramitação dos processos administrativos necessários ao exercício das tarefas previstas pelo n.º 2 do artigo anterior.
2. Os Departamentos previstos pelo número anterior são chefiados por Chefes de Departamento, nomeados em regime de comissão de serviço, nos termos do Decreto-Lei n.º 3/2016, de 16 de Março.